メールでデータを送信する際に気をつけたいこと

by admin

データの容量を小さくする

メールでデータをやり取りする際には、データの容量を圧縮ソフトで小さくしてから送信する必要があります。なるべく数MBくらいの大きさにとどまるようにすると、自分や相手のメールサーバに負担をかけることもありません。例えば1GBクラスの大容量のファイルを送信しようと、負荷がかかりすぎて、エラーが出て戻ってくることもあります。また、相手先がパソコンとスマートフォンの共用のメールアドレスを使っている場合、メールチェックをスマートフォンですることもあります。料金が余計にかかったり、データ通信に制限が出て迷惑をかけてしまうことも考えられます。


画像ファイルを添付したい時には

新製品紹介のメールを送る際に、製品の写真の記載が必要な場合があるでしょう。スマートフォンで撮影した写真であっても、カメラ機能が高性能で解像度がかなり高くなる場合があり、かなりデータサイズが大きくなることがあります。その場合は画像処理ソフトを利用して、予め解像度を小さくして、小さくしてから添付するようにしましょう。パソコンのOSによっては、簡単な画像処理ソフトが付属しているため、利用するといいでしょう。該当する画像ファイルを選択して、サイズの変更を行います。選択できれば縦横比を維持するようにし、縦と横にその時点よりも小さい大きさの数字を入力するようにします。例えば縦と横それぞれに、その時点の数値の3分の1に当たる数値を入力すれば、縦と横をそれぞれ掛け算して9分の1まで画像を縮小でき、ファイルサイズも小さくなります。


データのサイズを小さくできない時の対処法

どうしても送りたいファイルを小さくできない時は、2つ方法があります。1つは自分も相手先もクラウドサービスを利用している場合に、サーバ上のファイルを保存できるスペースに、共有のフォルダを作り、フォルダ内に送りたいファイルを保存することで、相手にデータを送ることができます。共有ファイルはパスワードをかけて、閲覧者を限定することもできます。クラウドサービスを利用していない場合は、ファイル送信サービスを利用するといいでしょう。業者のサイトにデータファイルを送信して、相手先にテータが届いていることを通知してもらい、相手側から業者のサイトに接続してダウンロードしてもらう仕組みになっています。会員登録すれば無料で利用できる業者もありますし、重要なデータの場合はパスワードを付けて情報漏えいを防ぐことも可能です。



添付ファイルの送信を行う際には、サイズを気にする必要があります。また、ファイルの拡張子の種類によっては添付できないこともあります。

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